减少转换的次数 (第1/1页)

    当我们提到「不要浪费时间」的时候，通常指的是不要把时间用在一些不重要、没意义的事情上面。但是前面也提过，所谓的重要或意义是非常个人X的，实在没什麽好争论的。在这边要跟各位聊的是几乎觉察不到的时间浪费，那些不起眼的小小浪费，累积起来也是相当可观的。

    日本人曾经研究过人们在工作中「被打扰」所衍生的时间浪费有多少，他们发现：人们在工作中，平均每8分钟会被打扰1次、每天下来会有50到60次；而每次打扰大约会用掉5分钟，也就是每天大约有4小时的时间被打扰给用掉了，这可是占去了每天大约50%的工作时间啊。可悲的是，这些打扰的其中80%（约3小时）是极少有价值的。再者，人被打扰後重拾原来的思路平均需要3分钟，每天总共大约是2.5小时。总计下来，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，如果按照时工作制来计算的话，相当於占了工作时间的68.7%。

    如果你是当老板的，大概会很惊讶这种浪费，然後想说难怪要发展人工智慧请机器人来工作，这样就没这个问题了吧。嗯，人工智慧超出本文的讨论范围（更是超出作者的能力范围），所以就略过它吧，有时间我也不会探讨的。

    如果你是上班的员工、在家工作的SOHO族，或是像我这样要克制自己连贯做一件事情（运动、写作、读书、写个案纪录、准备工作资料、培养个人兴趣……）而不被自己的分心或是外界的g扰所打扰的人，可能就得想想了。那些浪费如果消失的话，在认真的事情上，我的产值可以提升多少？在我觉得有趣的事情上面，又可以多得到多少的快乐？

    在你要开始一天或是某一段时间带的工作、生活之前，可以先拿张便条纸，把你想到要做的事情全部写下来，然後做一下排序和分类，排出合理的顺序、同样类型的事情也一次做完。这一个短短的准备，不会花你太多时间，而且还会帮你省下什麽都不想就一头栽进工作的时间浪费；因为在工作中，除了前述提到的被其他人或事情打扰之外，我们自己也很常在各种事情之中切换而产生了自我打扰。先写下待办事项并且分类排序，照着b较好的执行流程去做，自然会节省许多时间。就像你在回家路上要去A地买晚餐、B地拿外婆的药、C地接小孩……总会排一条顺路才能省油又省时间的途径吧，晚餐也会一次买完、一次领完全部的药、小孩不会只接一个等一下又折回来……除非你觉得折返跑有什麽深层的人生意义。

    在同一地工作的时候也试着这麽做做看吧，b如说一次就回完所有的Email、纸上作业的任务也集中进行、要打电话联络的人就一次解决、要回的讯息一次回完、要跑其他处室的公文一次全带走……对於较少人为打扰的环境，这种方法b较容易确实执行；在人际打扰b较频繁的办公室内，可能就相对困难一些，执行过程中可能会生出新的任务，b方说突然有新的信件或讯息要回覆、公文才一次送完又冒出来新的要送，所以那个排序和分类其实会一直处在动态的过程中。新生出的工作任务，如果不是非常紧急的话，就把它们排序在你本来的工作序列的最後吧，依然先照着你本来设定的流程去执行，才不会像在KTV一样，一直被cHa播，到离场的时候都还没唱到一开始就点好的歌。总之这个方法的核心概念是为了「减少切换所造成的分心」，无论是人际的打扰或是自我的打扰，每一次的切换再重回轨道，都是微小而确实的时间浪费。

    关於减少分心转换所造成的时间浪费，还有一个部分稍微提醒，就是不定期地检视一下事件流程的合理X、试着去除其中多余的步骤吧。一来是因为多余的步骤本身就是一种时间浪费，二来是因为步骤和步骤之间也是一次又一次的切换。

    一般来说，这样的检讨需要新的眼光。因为对组织而言，大家都在不知不觉中习惯了一种做事方式，要不是自动化就是已经麻痹了，通常都是新来的人b较有机会看到不对劲；对自己来说更是如此，日复一日的生活模式早已定型，没有停下来检讨的话，其实不会发现哪里不对劲，通常都是身边的朋友或伴侣做出提醒之後，我们才会有新的想法和做法。我们自己也可以试着去提醒组织内的夥伴、自我提醒，那些习以为常的流程是不是有可以再JiNg简的部份。

    花一点小时间重整，可以在後续省下大量的时间。